Was ist neu in File Arbor 1.2.0: Inhaltsregeln für PDF, DOCX und Text

File Arbor 1.2.0 führt zwei neue Regelbedingungen ein: Inhalt enthält und Inhalt entspricht einem regulären Ausdruck. Regeln entscheiden jetzt anhand dessen, was in einer Datei steht – einem PDF, einem Word-Dokument, einer reinen Textdatei –, in welchen Ordner sie wandert, statt nur nach Name, Endung, Größe oder Datum zu gehen. Beide Bedingungen sind Pro-exklusiv und lesen die Datei lokal – der Text der Datei verlässt Ihren Rechner nie.

Update zu 1.3.0: Dieser Beitrag beschreibt File Arbor 1.2.0. Seit 1.3.0 kann eine Pro-Regel außerdem gescannte PDFs und Fotos per OCR lesen und Werte, die sie liest, etwa ein Rechnungsdatum, für den Dateinamen und die Ordner verwenden. Jede Stufe kann Dateien umbenennen, und ein Verschieben oder Umbenennen lässt sich im Verlauf rückgängig machen. Die Punkte „Kein OCR" und „Kein Umbenennen" weiter unten beschreiben 1.2.0; die Seite Neuigkeiten listet auf, was sich geändert hat.

Hier ist genau, was die beiden Bedingungen tun, was sie lesen können – und, mindestens genauso wichtig, was nicht.

Zwei neue Bedingungen: Inhalt enthält und Inhalt entspricht einem regulären Ausdruck

Jede File-Arbor-Regel funktioniert weiterhin gleich: eine WENN-Seite, die entscheidet, welche Dateien zutreffen, und eine DANN-Seite, die entscheidet, was mit ihnen passiert. 1.1.0 führte Aktionen für die DANN-Seite ein – verschieben, in den Papierkorb, löschen, einen Befehl ausführen. 1.2.0 rührt an den Aktionen nichts, sondern ergänzt die WENN-Seite um zwei neue Optionen, neben den bestehenden Bedingungen für Name, Endung, Größe und Datum.

Inhalt enthält (Pro)

Eine einfache Textsuche im Inneren der Datei. Sie ist akzent- und groß-/kleinschreibungsunabhängig: Eine Suche nach muller findet auch eine Datei, die Müller enthält, und rechnung findet ebenso Rechnung. Sie können mehrere Begriffe durch Kommas getrennt angeben, und die Bedingung trifft zu, wenn die Datei irgendeinen davon enthält – ein Oder, kein Und.

Ein praktisches Beispiel: alles, was eine Rechnung oder einen Zahlungsbeleg erwähnt, in einen einzigen Ordner leiten, unabhängig davon, wie das PDF erzeugt wurde.

• Überwacht: Downloads
• Bedingung: Endung ist .pdf, Inhalt enthält Rechnung, Zahlungsbeleg
• Aktion: Verschieben nach Dokumente/Rechnungen

Weil der Abgleich groß-/kleinschreibungs- und akzentunabhängig ist, erfüllen RECHNUNG, Rechnung und jede akzentuierte Variante beider Wörter dieselbe Regel. Sie schreiben keine zusätzlichen Bedingungen für Großschreibung.

Inhalt entspricht einem regulären Ausdruck (Pro)

Die zweite Bedingung wendet einen regulären Ausdruck auf den extrahierten Text an. Anders als Inhalt enthält ist sie wörtlich gemeint – keine Akzent-Normalisierung, keine Groß-/Kleinschreibungs-Unabhängigkeit. Was Sie schreiben, wird Zeichen für Zeichen abgeglichen. File Arbor prüft jeden regulären Ausdruck vor dem Speichern der Regel auf katastrophales Backtracking; ein Muster, das den Abgleich zum Hängen bringen könnte, wird also von vornherein abgelehnt statt später an einer echten Datei entdeckt.

• Überwacht: Downloads
• Bedingung: Endung ist .txt oder .md, Inhalt entspricht einem regulären Ausdruck \bINV-\d{4,6}\b
• Aktion: Verschieben nach Dokumente/Rechnungen/Nach-Nummer

Wenn reguläre Ausdrücke für Sie neu sind, erklärt unser Einsteiger-Leitfaden zu Regex-Dateiregeln die Syntax, die File Arbor unterstützt – unabhängig davon, ob Sie damit einen Dateinamen oder, wie hier, einen Dateiinhalt abgleichen.

Was können Inhaltsbedingungen tatsächlich lesen?

Drei Dateiarten: PDFs mit Textebene, Word-Dokumente (.docx) und reine Textformate – TXT, Markdown und CSV. Der Dateityp wird anhand des tatsächlichen Inhalts erkannt, nicht anhand der Endung – eine Textdatei mit der falschen Endung wird also trotzdem korrekt gelesen.

Die Extraktion ist lazy. File Arbor öffnet und liest nicht jede Datei, die in einem überwachten Ordner ankommt – Text wird nur extrahiert, wenn eine Regel mit Inhaltsbedingung diese Datei tatsächlich prüfen muss. Regeln ohne Inhaltsbedingung verhalten sich genau wie vor 1.2.0, mit derselben Geschwindigkeit.

Was Inhaltsbedingungen nicht tun

Dieser Teil lohnt sich, genau zu lesen, bevor Sie eine Regel darauf aufbauen.

• Kein OCR. Ein gescanntes PDF oder das Foto eines Dokuments hat keine Textebene, es gibt also nichts, was eine Inhaltsbedingung lesen könnte. Sie schlägt nicht an, egal was auf dem Papier steht.
• Keine Tabellenkalkulationen (XLSX), keine verschlüsselten PDFs, keine Kopf-, Fußzeilen oder Fußnoten in DOCX-Dateien. Inhaltsbedingungen lesen den Fließtext einer DOCX-Datei und die Textebene eines unverschlüsselten PDFs – sonst nichts.
• Kein Umbenennen. Eine Inhaltsbedingung entscheidet, in welchen Ordner eine Datei wandert. Das ist die gesamte Aufgabe. Es gibt keine Namensvorlage und keinen Mechanismus, der Text aus einer Datei in ihren Dateinamen überträgt.
• Keine KI. Das ist deterministischer String- und Regex-Abgleich – dieselbe Datei liefert jedes Mal dasselbe Ergebnis, offline, ohne dass ein Modell etwas interpretiert oder zusammenfasst.

Nichts davon ist ein Fehler, der still nachgebessert wird – es ist die Grenze dessen, wofür die Funktion gedacht ist. Wenn Ihre Dateien gescannte Bilder sind oder Sie automatisiertes Umbenennen anhand des Inhalts brauchen, sind Inhaltsbedingungen dafür heute das falsche Werkzeug.

Gibt es Grenzen bei der Verarbeitung durch Inhaltsbedingungen?

Ja, bewusst gesetzt. File Arbor liest bis zu 32 MB pro Datei, und innerhalb dieser Grenze werden nur die ersten 256 KB extrahierten Textes und die ersten 20 Seiten eines PDFs geprüft. Die Extraktion bricht nach 5 Sekunden pro Datei ab, unabhängig davon, wie weit sie gekommen ist. Eine Regel prüft gegen das, was innerhalb dieser Grenzen extrahiert wurde – nichts darüber hinaus.

Welcher Text auch immer File Arbor zur Prüfung einer Regel aus einer Datei zieht, wird nie auf die Festplatte geschrieben und taucht nie in den Protokollen der App auf. Er existiert nur im Arbeitsspeicher, für die Dauer dieser einen Prüfung, und wird danach verworfen.

Wie schneidet das im Vergleich zu Hazel und File Juggler ab?

Inhaltsbasierte Regeln sind für die Dateiautomatisierung nichts Neues, und File Arbor behauptet nichts anderes. Hazel, der etablierte Mac-Automator, hat seit Jahren eine Bedingung „Contents contain" – Spotlight-gestützt und schnell, mit einem langsameren „Contents contain match" als Rückfallebene, die die Datei direkt liest, wenn Spotlight sie nicht indiziert hat. Hazel 6 ist einen Schritt weitergegangen und hat automatische Texterkennung (OCR) für nicht-OCR-erkannte Dateien ergänzt, dazu die Möglichkeit, Passwörter für verschlüsselte PDFs zu hinterlegen. Beides macht File Arbor nicht. Wenn Ihr Workflow davon abhängt, gescannte Dokumente abzugleichen oder passwortgeschützte PDFs zu lesen, kann Hazel das aktuell – File Arbor nicht.

File Juggler, der reine Windows-Automator, hat ebenfalls seit Jahren eine ausgereifte Inhaltserkennung – es liest PDF-, DOCX- und Textdateien, mit Regex, Mustern und Wortlisten-Variablen, die es auch zum Umbenennen und Ablegen von Dokumenten nutzt. Das ist in mancher Hinsicht eine reifere Umsetzung, und File Arbor hat das Wortlisten-Variablensystem von File Juggler nicht. Was File Arbor ergänzt, ist kein Novum in dieser Kategorie – es ist dieselbe Art von Inhaltsregel, verfügbar auf beiden Betriebssystemen, Windows und macOS, aus einer App, deterministisch und offline geprüft, ohne Spotlight-Abhängigkeit, zu einem einmaligen Preis mit kostenloser Stufe. Den Rest der Plattformunterschiede finden Sie in unserem vollständigen File-Juggler-Vergleich.

Preis und Verfügbarkeit

Beide Inhaltsbedingungen gehören zu File Arbor Pro, einem einmaligen Kauf für 24,99 $ ohne Abonnement und mit lebenslangen Updates. Die kostenlose Stufe bleibt unverändert: ein überwachter Ordner, zwei Regeln, manueller Modus. Inhaltsbedingungen brauchen, wie der Automatikmodus und das Scannen von Unterordnern, Pro. Die vollständige Aufschlüsselung finden Sie unter Preise.

FAQ

Funktioniert File Arbors Inhaltserkennung bei gescannten PDFs oder fotografierten Dokumenten?

Nein. Inhaltsbedingungen lesen die tatsächliche Textebene einer Datei, und ein gescanntes PDF oder ein fotografiertes Dokument hat keine. File Arbor führt kein OCR aus, eine gescannte Rechnung oder das Foto eines Kassenbons erfüllt also nie eine Inhaltsbedingung. Lassen Sie die Datei zuerst durch eine OCR-Software laufen, oder gleichen Sie stattdessen nach Name, Ordner oder Datum ab. Seit 1.3.0 liest eine Pro-Regel gescannte PDFs und Fotos per OCR auf Ihrem Rechner.

Benennt eine Inhaltsbedingung Dateien anhand ihres Inhalts um?

Nein. Inhaltsbedingungen entscheiden ausschließlich, in welchen Ordner eine Datei verschoben wird. Es gibt keine Namensvorlage und keine Möglichkeit, Text aus einer Datei in ihren Dateinamen zu übernehmen – die Datei behält den Namen, mit dem sie ankam. Wer automatisiertes Umbenennen braucht, ist bei File Arbors Inhaltsbedingungen an der falschen Adresse. Seit 1.3.0 kann jede Stufe Dateien umbenennen, und eine Pro-Regel kann einen Wert, den sie aus einem Dokument liest, etwa ein Rechnungsdatum, in den Dateinamen übernehmen.

Basiert File Arbors Inhaltserkennung auf KI?

Nein. Es handelt sich um reinen Text- und Regex-Abgleich, kein Sprachmodell. Dieselbe Datei liefert jedes Mal dasselbe Ergebnis, die Prüfung läuft vollständig offline, und kein KI-Dienst bekommt den Text je zu sehen. Wer KI-gestützte Dateibenennung oder -kategorisierung sucht, braucht ein anderes Werkzeug als File Arbor.

Welche Dateiformate können File Arbors Inhaltsbedingungen lesen?

PDFs mit Textebene, Word-Dateien (.docx) und reine Textformate – TXT, Markdown und CSV. Nicht gelesen werden Tabellenkalkulationen (XLSX), verschlüsselte PDFs sowie Kopf- und Fußzeilen und Fußnoten in Word-Dokumenten. Der Dateityp wird anhand des tatsächlichen Inhalts erkannt, nicht anhand der Dateiendung.

Gibt es Größen- oder Längenbegrenzungen bei File Arbors Inhaltserkennung?

Ja. File Arbor liest Dateien bis 32 MB, und innerhalb dieser Grenze werden nur die ersten 256 KB extrahierten Textes und die ersten 20 Seiten eines PDFs geprüft. Jede Datei bekommt bis zu 5 Sekunden, bevor die Extraktion abbricht. Diese Grenzen verhindern, dass große Dateien die Ordnerüberwachung ausbremsen.

Ist die Inhaltserkennung in File Arbors kostenloser Stufe enthalten?

Nein. Beide Inhaltsbedingungen – Inhalt enthält und Inhalt entspricht einem regulären Ausdruck – gehören zu File Arbor Pro, einem einmaligen Kauf für 24,99 $ ohne Abonnement. Die kostenlose Stufe deckt weiterhin einen überwachten Ordner, zwei Regeln und den manuellen Modus ab, aber Inhaltsbedingungen erfordern das Pro-Upgrade.

So erhalten Sie File Arbor 1.2.0

Unter Windows und macOS aktualisiert sich die App selbst, oder Sie laden den Installer von der Download-Seite. Wer File Arbor zum ersten Mal einrichtet, findet im Leitfaden für den Einstieg den Weg zur ersten eigenen Regel. Bestehende Pro-Nutzer fügen eine Inhaltsbedingung einfach im selben Editor zu einer beliebigen Regel hinzu, den sie schon für Name-, Größen- und Datumsbedingungen kennen – keine neue Oberfläche zu lernen.