Novedades de File Arbor 1.2.0: condiciones de contenido para PDF, DOCX y texto

File Arbor 1.2.0 añade dos condiciones de regla nuevas: el contenido contiene y el contenido coincide con una expresión regular. Las reglas ahora pueden decidir a qué carpeta va un archivo leyendo lo que hay escrito dentro — un PDF, un documento de Word, un archivo de texto plano — y no solo su nombre, extensión, tamaño o fecha. Las dos condiciones son exclusivas de Pro y leen el archivo en el propio equipo; su texto nunca sale de tu máquina.

Actualización de la 1.3.0: Este artículo describe File Arbor 1.2.0. Desde la 1.3.0, una regla Pro también puede leer PDF escaneados y fotos con OCR, y usar los valores que lee, como la fecha de una factura, para construir el nombre del archivo y las carpetas. Todos los planes pueden renombrar archivos, y un movimiento o un renombrado se puede deshacer desde el Historial. Los puntos "Sin OCR" y "Sin renombrado" de más abajo describen la 1.2.0; el registro de cambios recoge lo que cambió.

Esto es exactamente lo que hacen las dos condiciones, lo que pueden leer y — tan importante como lo anterior — lo que no pueden.

Dos condiciones nuevas: el contenido contiene y el contenido coincide con una expresión regular

Toda regla de File Arbor sigue funcionando igual: un lado SI que decide qué archivos coinciden, y un lado ENTONCES que decide qué les pasa. La 1.1.0 introdujo las acciones para el lado ENTONCES — mover, papelera, eliminar, ejecutar un comando. La 1.2.0 no toca las acciones; añade dos opciones nuevas al lado SI, junto a las condiciones ya existentes de nombre, extensión, tamaño y fecha.

El contenido contiene (Pro)

Una búsqueda de texto plano dentro del archivo. Es insensible a mayúsculas y a tildes, así que una búsqueda de nomina coincide con un archivo que en realidad contiene nómina. Puedes indicar varios términos separados por comas, y la condición coincide si el archivo contiene cualquiera de ellos — es un O, no un Y.

Un ejemplo práctico: enrutar a una sola carpeta cualquier cosa que mencione una factura o una nómina, sin importar cómo se generó el PDF.

• Vigilar: Descargas
• Coincidencia: la extensión es .pdf, el contenido contiene factura, nomina
• Acción: Mover a Documentos/Facturas

Como la coincidencia es insensible a mayúsculas y a tildes, FACTURA, Factura y cualquier variante con o sin tilde de cualquiera de las dos palabras satisfacen la misma regla. No hace falta escribir varias condiciones para cubrir cada forma de escribirlo.

El contenido coincide con una expresión regular (Pro)

La segunda condición ejecuta una expresión regular sobre el texto extraído. A diferencia de el contenido contiene, es literal — sin plegado de tildes, sin insensibilidad a mayúsculas. Lo que escribes es lo que se compara, carácter a carácter. File Arbor valida cada expresión regular contra patrones de retroceso catastrófico antes de dejarte guardar la regla, así que un patrón capaz de colgar el comparador se rechaza de entrada, en lugar de descubrirse después con un archivo real.

• Vigilar: Descargas
• Coincidencia: la extensión es .txt o .md, el contenido coincide con una expresión regular \bFAC-\d{4,6}\b
• Acción: Mover a Documentos/Facturas/Por-Numero

Si las expresiones regulares son nuevas para ti, nuestra guía para principiantes de reglas regex para archivos cubre la sintaxis que admite File Arbor, tanto si estás comparando un nombre de archivo como, en este caso, su contenido.

¿Qué archivos pueden leer realmente las condiciones de contenido?

Tres tipos de archivo: PDF con capa de texto, documentos Word (.docx) y formatos de texto plano — TXT, Markdown y CSV. El tipo de archivo se detecta examinando el propio contenido, no fiándose de la extensión, así que un archivo de texto con la extensión equivocada se sigue leyendo correctamente.

La extracción es perezosa. File Arbor no abre ni lee todos los archivos que llegan a una carpeta vigilada — solo extrae texto cuando una regla con una condición de contenido realmente necesita comprobar ese archivo. Las reglas sin condición de contenido se comportan exactamente igual que antes de la 1.2.0, a la misma velocidad.

Lo que las condiciones de contenido no hacen

Esta es la parte que conviene leer con atención antes de construir una regla en torno a ella.

• Sin OCR. Un PDF escaneado o la foto de un documento no tiene capa de texto, así que no hay nada que una condición de contenido pueda leer. No coincidirá, sin importar lo que diga el documento en papel.
• Sin hojas de cálculo (XLSX), sin PDF cifrados, sin encabezados, pies de página ni notas al pie de un DOCX. Las condiciones de contenido leen el texto del cuerpo de un DOCX y la capa de texto de un PDF sin cifrar — nada más.
• Sin renombrado. Una condición de contenido decide a qué carpeta va un archivo. Ese es todo su trabajo. No hay plantilla de nombres, ni un mecanismo para sacar texto de un archivo y ponerlo en su nombre.
• No es IA. Esto es coincidencia determinista de texto y de expresiones regulares — el mismo archivo produce siempre el mismo resultado, sin conexión, sin que ningún modelo interprete ni resuma nada.

Nada de esto es un fallo que se vaya a corregir en silencio más adelante — es el límite de para qué sirve la función. Si tus archivos son imágenes escaneadas, o necesitas renombrado automático a partir del contenido, las condiciones de contenido no son la herramienta adecuada hoy.

¿Hay límites en lo que pueden procesar las condiciones de contenido?

Sí, y son deliberados. File Arbor lee hasta 32 MB por archivo, y dentro de ese techo solo examina los primeros 256 KB de texto extraído y las primeras 20 páginas de un PDF. La extracción se detiene a los 5 segundos por archivo, llegue hasta donde llegue. Una regla se compara contra el texto que se extrajo dentro de esos límites — nada más allá de ellos.

Cualquier texto que File Arbor extrae de un archivo para comprobar una regla no se guarda nunca en disco ni aparece en los registros de la aplicación. Vive en memoria durante esa comprobación y se descarta después.

Cómo se compara esto con Hazel y File Juggler

Las reglas basadas en contenido no son nuevas en la automatización de archivos, y File Arbor no afirma lo contrario. Hazel, el veterano automatizador de Mac, lleva años con una condición "Contents contain" — está respaldada por Spotlight y es rápida, con un "Contents contain match" más lento como alternativa que lee el archivo directamente cuando Spotlight no lo ha indexado. Hazel 6 fue más allá y añadió OCR al vuelo para archivos sin OCR previo, además de una forma de indicar contraseñas para PDF cifrados. File Arbor no hace ninguna de las dos cosas. Si tu flujo de trabajo depende de comparar documentos escaneados o de leer PDF protegidos con contraseña, Hazel lo resuelve hoy y File Arbor no.

File Juggler, el automatizador exclusivo de Windows, también lleva años con una coincidencia de contenido madura — lee PDF, DOCX y archivos de texto, con regex, patrones y variables de listas de palabras que además puede usar para renombrar y archivar documentos. Eso es una implementación más madura en algunos aspectos, y File Arbor no tiene el sistema de variables de listas de palabras que ofrece File Juggler. Lo que añade File Arbor no es una primicia en la categoría: es el mismo tipo de regla de contenido disponible en los dos sistemas, Windows y macOS, desde una sola aplicación, comparando de forma determinista y sin conexión, sin depender de Spotlight, a un precio único con un nivel gratuito. Consulta nuestra comparación completa con File Juggler para el resto de diferencias de plataforma.

Precio y disponibilidad

Las dos condiciones de contenido forman parte de File Arbor Pro, una compra única de $24.99 sin suscripción y con actualizaciones de por vida. El plan gratuito no cambia: una carpeta vigilada, dos reglas, modo Manual. Las condiciones de contenido, como el Modo Automático y el escaneo de subcarpetas, necesitan Pro. Consulta los precios completos.

FAQ

¿La coincidencia de contenido de File Arbor funciona con PDF escaneados o fotos de documentos?

No. Las condiciones de contenido leen la capa de texto real de un archivo, y un PDF escaneado o un documento fotografiado no tiene ninguna. File Arbor no ejecuta OCR, así que una factura escaneada o la foto de un recibo nunca coincidirá con una condición de contenido. Pasa el archivo por un programa de OCR antes, o compáralo por nombre, carpeta o fecha en su lugar. Desde la 1.3.0, una regla Pro lee PDF escaneados y fotos con OCR, en tu equipo.

¿Una condición de contenido renombra los archivos según lo que contienen?

No. Las condiciones de contenido solo deciden a qué carpeta se mueve un archivo. No hay plantilla de nombres ni forma de llevar texto del interior de un archivo a su nombre — el archivo conserva el nombre con el que llegó. Si necesitas un renombrado automático, las condiciones de contenido de File Arbor no están pensadas para eso. Desde la 1.3.0, todos los planes pueden renombrar archivos, y una regla Pro puede poner en el nombre del archivo un valor que lee de un documento, como la fecha de una factura.

¿La coincidencia de contenido de File Arbor funciona con inteligencia artificial?

No. Es coincidencia de texto plano y de expresiones regulares, no un modelo de lenguaje. El mismo archivo produce siempre el mismo resultado, la comprobación se ejecuta totalmente sin conexión, y ningún servicio de IA llega a ver el texto. Si buscas nombrado o categorización de archivos con IA, eso es un tipo de herramienta distinto de File Arbor.

¿Qué tipos de archivo pueden leer las condiciones de contenido de File Arbor?

PDF con capa de texto, documentos Word .docx y formatos de texto plano — TXT, Markdown y CSV. No puede leer hojas de cálculo (XLSX), PDF cifrados, ni los encabezados, pies de página y notas al pie de un documento de Word. El tipo de archivo se detecta examinando el propio contenido, no fiándose de la extensión.

¿Hay límites de tamaño o longitud en la coincidencia de contenido de File Arbor?

Sí. File Arbor lee archivos de hasta 32 MB, y dentro de ese límite solo examina los primeros 256 KB de texto extraído y las primeras 20 páginas de un PDF. Cada archivo dispone de hasta 5 segundos antes de que se detenga la extracción. Estos topes evitan que los archivos grandes ralenticen la vigilancia de carpetas.

¿La coincidencia de contenido está disponible en el plan gratuito de File Arbor?

No. Las dos condiciones de contenido — el contenido contiene y el contenido coincide con una expresión regular — forman parte de File Arbor Pro, una compra única de $24.99 sin suscripción. El plan gratuito sigue cubriendo una carpeta vigilada, dos reglas y el modo Manual, pero las condiciones basadas en contenido exigen la actualización a Pro.

Cómo conseguir File Arbor 1.2.0

La aplicación se actualiza sola en Windows y macOS, o puedes descargar el instalador desde la página de descargas. Si estás configurando File Arbor por primera vez, la guía de inicio te acompaña en tu primera regla, y los usuarios Pro ya existentes pueden añadir una condición de contenido a cualquier regla desde el mismo editor que ya usan para las condiciones de nombre, tamaño y fecha — sin ninguna interfaz nueva que aprender.