Co nowego w File Arbor 1.2.0: warunki treści dla PDF, DOCX i tekstu

File Arbor 1.2.0 dodaje dwa nowe warunki reguł: treść zawiera oraz treść pasuje do regex. Reguły mogą teraz decydować, dokąd trafia plik, na podstawie tego, co jest w nim napisane - w PDF-ie, dokumencie Worda, pliku tekstowym - a nie tylko na podstawie nazwy, rozszerzenia, rozmiaru czy daty. Oba warunki są częścią Pro, jednorazowego zakupu za $24.99 bez subskrypcji, i odczytują plik lokalnie - tekst pliku nigdy nie opuszcza twojego komputera. Darmowy plan zostaje dokładnie taki, jaki był: jeden monitorowany folder, dwie reguły, tryb ręczny.

Aktualizacja 1.3.0: Ten wpis opisuje File Arbor 1.2.0. Od wersji 1.3.0 reguła Pro może też czytać zeskanowane PDF-y i zdjęcia za pomocą OCR oraz używać odczytanych wartości, takich jak data faktury, do zbudowania nazwy pliku i folderów. Każdy plan pozwala zmieniać nazwy plików, a przeniesienie lub zmianę nazwy można cofnąć z Historii. Punkty "Brak OCR" i "Brak zmiany nazwy" poniżej opisują wersję 1.2.0; lista zmian wymienia, co się zmieniło.

Poniżej dokładnie, co robią te dwa warunki, co potrafią odczytać i - co równie ważne - czego nie potrafią.

Dwa nowe warunki: treść zawiera i treść pasuje do regex

Każda reguła w File Arbor nadal działa tak samo: strona JEŻELI decyduje, które pliki pasują, a strona WTEDY decyduje, co się z nimi stanie. Wersja 1.1.0 wprowadziła akcje po stronie WTEDY - przenieś, Kosz, usuń, uruchom polecenie. 1.2.0 nie rusza akcji - dodaje dwie nowe opcje po stronie JEŻELI, obok istniejących warunków nazwy, rozszerzenia, rozmiaru i daty.

Treść zawiera (Pro)

Zwykłe wyszukiwanie tekstu wewnątrz pliku. Jest niewrażliwe na wielkość liter i znaki diakrytyczne, więc szukanie zamowienie dopasuje plik, który faktycznie zawiera zamówienie. Możesz podać kilka terminów oddzielonych przecinkiem, a warunek dopasuje plik, jeśli zawiera którykolwiek z nich - to OR, nie AND.

Praktyczny przykład: kierowanie do jednego folderu wszystkiego, co wspomina o fakturze albo zamówieniu, niezależnie od tego, jak powstał dany PDF.

Monitoruj: Pobrane
Dopasuj: rozszerzenie to .pdf, treść zawiera faktura, zamowienie
Akcja: Przenieś do Dokumenty/Faktury

Ponieważ dopasowanie ignoruje wielkość liter i znaki diakrytyczne, FAKTURA, Faktura i dowolny wariant z polskimi znakami w każdym z tych słów spełniają tę samą regułę. Nie musisz pisać osobnych warunków na każdy wariant zapisu.

Treść pasuje do regex (Pro)

Drugi warunek uruchamia wyrażenie regularne na wyodrębnionym tekście. W przeciwieństwie do warunku treść zawiera jest dosłowny - bez ignorowania znaków diakrytycznych, bez ignorowania wielkości liter. To, co napiszesz, jest dopasowywane znak po znaku. File Arbor sprawdza każdy regex pod kątem katastrofalnego backtrackingu, zanim pozwoli zapisać regułę, więc wzorzec, który mógłby zawiesić dopasowywanie, jest odrzucany od razu, a nie odkrywany później na prawdziwym pliku.

Monitoruj: Pobrane
Dopasuj: rozszerzenie to .txt lub .md, treść pasuje do regex \bFV-\d{4,6}\b
Akcja: Przenieś do Dokumenty/Faktury/Wg-numeru

Jeśli wyrażenia regularne są dla ciebie czymś nowym, nasz przewodnik dla początkujących po regułach regex omawia składnię obsługiwaną przez File Arbor, niezależnie od tego, czy dopasowujesz nazwę pliku, czy - jak tutaj - jego treść.

Jakie pliki faktycznie odczytują warunki treści?

Trzy rodzaje plików: PDF-y z warstwą tekstową, dokumenty Worda (.docx) oraz formaty tekstowe - TXT, Markdown i CSV. Typ pliku jest wykrywany na podstawie samej treści, a nie rozszerzenia, więc plik tekstowy z błędnym rozszerzeniem i tak zostanie odczytany poprawnie.

Wyodrębnianie tekstu jest leniwe. File Arbor nie otwiera i nie odczytuje każdego pliku, który pojawi się w monitorowanym folderze - wyodrębnia tekst tylko wtedy, gdy potrzebuje tego reguła z warunkiem treści. Reguły bez warunku treści działają dokładnie tak jak przed 1.2.0, z tą samą prędkością.

Czego warunki treści nie robią

To fragment, który warto uważnie przeczytać, zanim zbudujesz na nim regułę.

Brak OCR. Zeskanowany PDF albo zdjęcie dokumentu nie ma warstwy tekstowej, więc warunek treści nie ma czego odczytać. Nie dopasuje się, niezależnie od tego, co jest napisane na papierze.
Brak arkuszy kalkulacyjnych (XLSX), zaszyfrowanych PDF-ów, nagłówków, stopek i przypisów DOCX. Warunki treści odczytują treść główną dokumentu DOCX i warstwę tekstową niezaszyfrowanego PDF-a - nic poza tym.
Brak zmiany nazwy. Warunek treści decyduje, do którego folderu trafia plik. To całe jego zadanie. Nie ma szablonu nazwy ani mechanizmu, który wyciągałby tekst z pliku do jego nazwy.
To nie AI. To deterministyczne dopasowanie tekstu i regex - ten sam plik zawsze daje ten sam wynik, offline, bez żadnego modelu interpretującego czy streszczającego cokolwiek.

Żadne z tych ograniczeń nie jest błędem do cichego załatania później - to granica tego, do czego funkcja jest przeznaczona. Jeśli twoje pliki to zeskanowane obrazy albo potrzebujesz automatycznej zmiany nazwy na podstawie treści, warunki treści to dziś niewłaściwe narzędzie do tego zadania.

Czy są limity tego, co mogą przetworzyć warunki treści?

Tak, celowo. File Arbor odczytuje do 32 MB na plik, a w tym limicie sprawdza tylko pierwsze 256 KB wyodrębnionego tekstu i pierwsze 20 stron PDF-a. Wyodrębnianie zatrzymuje się po 5 sekundach na plik, niezależnie od tego, jak daleko zdążyło dojść. Reguła sprawdza tylko tekst wyodrębniony w tych granicach - nic poza nimi.

Cokolwiek File Arbor wyciągnie z pliku, żeby sprawdzić regułę, nigdy nie trafia na dysk ani do logów aplikacji. Istnieje w pamięci tylko na czas tego jednego sprawdzenia i potem znika.

Jak to wypada na tle Hazel i File Juggler

Reguły oparte na treści nie są niczym nowym w automatyzacji plików, i File Arbor tego nie udaje. Hazel, wieloletni automat do Maca, ma warunek "Contents contain" od lat - działa na Spotlight i jest szybki, z wolniejszym wariantem zapasowym "Contents contain match", który odczytuje plik bezpośrednio, gdy Spotlight go nie zaindeksował. Hazel 6 poszedł dalej i dodał rozpoznawanie tekstu w locie (OCR) dla plików bez OCR oraz sposób na podanie hasła do zaszyfrowanych PDF-ów. File Arbor nie robi żadnej z tych dwóch rzeczy. Jeśli twój sposób pracy zależy od dopasowywania zeskanowanych dokumentów albo odczytu PDF-ów zabezpieczonych hasłem, Hazel obecnie sobie z tym radzi, a File Arbor nie.

File Juggler, automat dostępny wyłącznie na Windows, też od lat ma dojrzałe dopasowywanie treści - odczytuje PDF-y, DOCX-y i pliki tekstowe, z regex, wzorcami i zmiennymi typu lista słów, których może też użyć do zmiany nazwy i archiwizacji dokumentów. To pod pewnymi względami bardziej dojrzała implementacja, a File Arbor nie ma systemu zmiennych typu lista słów, jaki oferuje File Juggler. To, co dodaje File Arbor, nie jest pierwszeństwem w tej kategorii - to ten sam rodzaj reguły treści dostępny na obu systemach, Windows i macOS, z jednej aplikacji, dopasowującej deterministycznie i offline, bez zależności od Spotlight, w jednorazowej cenie z darmowym planem. Pełne zestawienie różnic platformowych znajdziesz w naszym porównaniu z File Juggler.

Cena i dostępność

Oba warunki treści są częścią File Arbor Pro, jednorazowego zakupu za $24.99, bez subskrypcji i z dożywotnimi aktualizacjami. Darmowy plan pozostaje bez zmian: jeden monitorowany folder, dwie reguły, tryb ręczny. Warunki treści, podobnie jak Tryb Auto i skanowanie podfolderów, wymagają Pro. Pełny podział funkcji znajdziesz na stronie cennika.

FAQ

Czy dopasowywanie treści w File Arbor działa na zeskanowanych PDF-ach albo zdjęciach dokumentów?

Nie. Warunki treści odczytują rzeczywistą warstwę tekstową pliku, a zeskanowany PDF albo sfotografowany dokument jej nie ma. File Arbor nie uruchamia OCR, więc zeskanowana faktura albo zdjęcie paragonu nigdy nie dopasują warunku treści. Przepuść taki plik najpierw przez program OCR albo dopasuj go po nazwie, folderze lub dacie. Od wersji 1.3.0 reguła Pro czyta zeskanowane PDF-y i zdjęcia za pomocą OCR, na twoim komputerze.

Czy warunek treści zmienia nazwę pliku na podstawie tego, co jest w środku?

Nie. Warunki treści decydują wyłącznie o tym, do którego folderu trafia plik. Nie ma tu szablonu nazwy ani sposobu, żeby wciągnąć tekst z wnętrza pliku do jego nazwy - plik zachowuje nazwę, z jaką się pojawił. Jeśli potrzebujesz automatycznej zmiany nazwy, warunki treści File Arbor nie są do tego zbudowane. Od wersji 1.3.0 każdy plan pozwala zmieniać nazwy plików, a reguła Pro może wstawić do nazwy pliku wartość odczytaną z dokumentu, taką jak data faktury.

Czy dopasowywanie treści w File Arbor korzysta z AI?

Nie. To dopasowanie zwykłego tekstu i wyrażeń regularnych, a nie model językowy. Ten sam plik zawsze daje ten sam wynik, sprawdzenie działa całkowicie offline, a żadna usługa AI nigdy nie widzi tego tekstu. Jeśli szukasz nadawania nazw albo kategoryzacji plików opartej na AI, to inny rodzaj narzędzia niż File Arbor.

Jakie typy plików odczytują warunki treści w File Arbor?

PDF-y z warstwą tekstową, dokumenty Worda (.docx) oraz formaty tekstowe - TXT, Markdown i CSV. Nie odczyta arkuszy kalkulacyjnych (XLSX), zaszyfrowanych PDF-ów ani nagłówków, stopek i przypisów dokumentu Word. Typ pliku jest wykrywany na podstawie samej treści, a nie rozszerzenia.

Czy dopasowywanie treści w File Arbor ma limity rozmiaru albo długości?

Tak. File Arbor odczytuje pliki do 32 MB, a w tym limicie sprawdza tylko pierwsze 256 KB wyodrębnionego tekstu i pierwsze 20 stron PDF-a. Każdy plik ma maksymalnie 5 sekund, zanim wyodrębnianie się zatrzyma. Te limity chronią przed spowolnieniem monitorowania folderów przez duże pliki.

Czy dopasowywanie treści jest dostępne w darmowym planie File Arbor?

Nie. Oba warunki treści - treść zawiera i treść pasuje do regex - są częścią File Arbor Pro, jednorazowego zakupu za $24.99 bez subskrypcji. Darmowy plan nadal obejmuje jeden monitorowany folder, dwie reguły i tryb ręczny, ale warunki oparte na treści wymagają aktualizacji do Pro.

Jak zdobyć File Arbor 1.2.0

Aplikacja aktualizuje się sama na Windows i macOS, albo pobierz instalator ze strony pobierania. Jeśli konfigurujesz File Arbor po raz pierwszy, przewodnik pierwszych kroków prowadzi przez pierwszą regułę, a obecni użytkownicy Pro mogą dodać warunek treści do dowolnej reguły w tym samym edytorze, którego już używają do warunków nazwy, rozmiaru i daty - bez uczenia się nowego interfejsu.