Manual do File Arbor

O File Arbor fica de olho nas pastas que enchem sozinhas — Downloads, Área de Trabalho, a pasta de saída de um scanner — e arruma o que cai ali seguindo regras que você escreve uma vez.

O aplicativo inteiro são três ideias, e você já conhece duas delas.

Uma pasta monitorada é uma pasta que o File Arbor acompanha. A maioria começa por Downloads, porque é onde a bagunça nasce.

Uma regra é uma frase se isto, então aquilo: se o arquivo for PDF, mova para Documentos. As regras vivem por conta própria e você as atribui a pastas — então uma única regra de “fotos” pode servir Downloads, a Área de Trabalho e uma pasta de importação de câmera ao mesmo tempo.

Um modo decide quando as regras de uma pasta rodam: quando você aperta um botão, assim que um arquivo chega, ou em um horário agendado.

O que ele não faz

Vale deixar as bordas claras, porque isso poupa uma hora de procura depois:

• Não sincroniza, não faz backup e não envia seus arquivos. Os arquivos não saem do seu computador.
• Não abre seus arquivos, a não ser que uma regra peça expressamente para ler o texto deles.
• Não roda na nuvem. Execuções agendadas precisam do aplicativo aberto.
• Não edita seus arquivos. As regras movem, renomeiam, mandam para a lixeira, excluem ou executam um comando — nada além disso.

O File Arbor roda no Windows 10 e 11 e no macOS 10.15 ou mais novo (um único pacote universal para Intel e Apple Silicon). Baixe o instalador na página de download. Não há conta para criar nem formulário para preencher: o plano gratuito funciona assim que o aplicativo abre.

O tour de boas-vindas

Na primeira abertura aparece um tour de cinco passos que aponta os mesmos botões descritos nesta página. Faça ou pule; a escolha não decide nada.

A barra lateral

Seis lugares, e você vai passar quase todo o tempo nos dois primeiros.

Depois do tour você encontra um painel vazio.

Permissões do macOS

O macOS pergunta antes de um aplicativo poder ler certas pastas. Se uma pasta adicionada não mostra arquivos, ou se uma execução reporta erros de permissão, abra Ajustes do Sistema → Privacidade e Segurança → Arquivos e Pastas (e, para pastas como Área de Trabalho ou Documentos, Acesso Total ao Disco) e libere o File Arbor. O aplicativo mostra uma janela com essas mesmas instruções quando esbarra nisso.

Clique em Adicionar Pasta no painel e escolha a pasta no seletor do sistema. Ela aparece como um cartão.

O cartão reúne tudo sobre aquela pasta em um lugar:

• Nome e caminho. O nome é seu: passe o mouse e clique no lápis. Renomear aqui não mexe na pasta do disco. Passe o mouse sobre o caminho e clique no ícone de pasta para monitorar outra pasta.
• Contagem de regras. Quantas regras ativas estão atribuídas.
• Seletor de modo — Manual, Automático, Agendado.
• Caixa Escanear subpastas (Pro).
• Pastas ou arquivos excluídos — uma lista de exceções válida em todos os modos.
• Executar, Gerenciar Regras (a engrenagem) e Remover Pasta (a lixeira).

Remover uma pasta do File Arbor remove o cartão, não a pasta. No disco nada é tocado.

Mudar a pasta mantém o cartão como está: as regras, o modo, o agendamento e as pastas excluídas continuam, e nada é movido no disco. Uma regra cujo destino fica dentro da pasta monitorada, como Invoices/<Year>, agora o cria dentro da nova. No modo Automático, o cartão volta pausado, então os arquivos que já estão na nova pasta esperam até você clicar em Retomar.

Pontos de partida reais

Cada pasta está em exatamente um de três modos. O seletor fica ao lado do nome da pasta.

Manual — você aperta Executar

O padrão, e o único modo do plano gratuito. As regras rodam quando você clica em Executar, não antes. O File Arbor mostra o que vai acontecer e pede confirmação primeiro.

Use quando preferir decidir a hora da arrumação, ou quando quiser conferir uma regra nova antes de confiar nela.

Automático — a pasta se monitora sozinha (Pro)

A pasta é acompanhada continuamente; um arquivo que cai ali e corresponde a uma regra é arquivado em um ou dois segundos. Colocar uma pasta em Automático também organiza o que já está lá, então o aplicativo confirma antes de começar.

Agendado — na hora que você escolher (Pro)

Escolha dias e um horário; a pasta é organizada nesse momento. Útil quando você prefere que os arquivos não se mexam enquanto trabalha: dias úteis às 18h, depois do expediente.

Por que não dá para ter dois ao mesmo tempo

Automático, Agendado e a varredura de subpastas fazem promessas que se contradizem — um monitoramento ao vivo não pode ser também uma varredura recursiva. Em vez de deixar as configurações se desencontrarem, o File Arbor pergunta.

Cada instalação vem com seis regras prontas que cobrem os tipos de arquivo que formam a maior parte de uma pasta de Downloads. São regras comuns — dá para editar, desativar ou duplicar —, só já vêm escritas.

Os destinos são relativos: Images significa uma pasta Images dentro da pasta que está sendo organizada. Monitore duas pastas com a mesma regra e cada uma ganha a sua própria Images.

Editar uma delas

Na página Regras, uma Regra Rápida oferece Duplicar e editar: você recebe uma regra normal com as mesmas condições, livre para mudar, enquanto a original fica intacta. Se editar uma Regra Rápida direto e se arrepender, Restaurar padrão a devolve ao estado original.

Vá em Regras → Nova Regra. O formulário se lê como uma frase: a quais arquivos esta regra deve ser aplicada, e então o que fazer com eles.

1. Diga com o que deve corresponder

   Escolha um tipo de condição na lista e preencha o valor. Extensão é a mais simples: digite .pdf e aperte Enter para virar uma etiqueta. Adicione várias etiquetas para pegar várias extensões.

2. Diga o que fazer

   Escolha uma ação em Então — mover, renomear, lixeira, excluir ou executar comando. Para mover, digite uma pasta de destino ou monte uma a partir de partes.

3. Olhe a pré-visualização ao vivo

   A pré-visualização conta quantos arquivos de uma pasta monitorada esta regra afetaria agora, e nomeia alguns deles. Se a contagem for zero, ou muito maior do que você esperava, este é o momento de descobrir.

4. Dê um nome, ou não

   Deixe o nome em branco e o File Arbor escreve um a partir das condições: “Arquivos PDF”, “Arquivos maiores que 100 MB”. Dê o seu quando a regra significar algo que as condições não dizem, como “Faturas de clientes para a contabilidade”.

5. Escolha um ícone (opcional)

   Só muda a aparência da regra nas listas. Se você não mexer, um ícone é deduzido do tipo de condição.

Uma regra vale para um arquivo quando todas as suas condições forem verdadeiras. Acrescentar uma segunda condição estreita a regra, nunca a alarga.

As onze condições “corresponde”

Cada uma tem também uma gêmea não — veja Excluir arquivos.

Vários valores em uma condição

Etiquetas de extensão e condições de texto aceitam uma lista, e a lista significa qualquer um destes. o nome contém: fatura, recibo, extrato corresponde a um arquivo com qualquer uma dessas palavras. É uma condição, não três — o que importa no plano gratuito e diante do teto de cinco condições do Pro.

Maiúsculas e acentos

A comparação ignora maiúsculas e, nas condições de texto simples, também ignora acentos: bogazici acha Boğaziçi, grosse acha Größe, lodz acha Łódź. O regex é a exceção — um padrão é aplicado exatamente como você escreveu.

Exemplos do dia a dia

Duas condições olham o texto de um arquivo, não o nome: Arquivos cujo conteúdo contém (uma busca simples) e Arquivos cujo conteúdo corresponde à regex (um padrão). As duas são Pro e chegaram na 1.2.

É isso que transforma uma pasta de scan_0042.pdf em algo arquivável. O nome não diz nada; a primeira linha do documento diz Fatura.

O que pode ser lido

O tipo é deduzido do conteúdo do arquivo, não da extensão. Um documento do Word que alguém salvou como relatorio.pdf ainda é lido corretamente, e um JPEG chamado fatura.pdf é tratado como a imagem que é.

Ele só abre o necessário

As condições baratas rodam primeiro. Uma regra que diz extensão .pdf e conteúdo contém “Fatura” não abre uma única foto: o teste de extensão as descarta antes de qualquer leitura. E um conjunto de regras sem nenhuma condição de conteúdo e sem nenhum valor do documento não abre arquivo nenhum.

Limites

A leitura é limitada para que um documento enorme não trave uma execução:

Passado esse ponto, a extração para. Uma palavra-chave que só aparece na página 21 de um PDF não será encontrada e a regra não corresponderá — bom saber antes de apontar uma regra de exclusão para uma pasta de documentos longos.

Exemplos do dia a dia

Sete condições têm uma oposta, listada na mesma caixa sob Não corresponde:

• a extensão não é
• o nome não contém / não começa com / não termina com
• não corresponde ao regex
• o conteúdo não contém / não corresponde à regex

Todas são Pro. Tamanho e data não têm oposta, porque maior que e menor que já são uma da outra, assim como mais antigo e mais recente.

Vários valores significam “nenhum deles”

A forma positiva quer dizer qualquer um, então a negativa quer dizer nenhum. o nome não contém: rascunho, temp fica com os arquivos que não têm nenhuma das duas palavras. Uma condição, duas palavras de fora.

Duas coisas que vale saber

Uma regra feita só de exclusões corresponde a quase todos os arquivos. Não é um PDF também é verdade para suas fotos, seus vídeos e seus instaladores. Combine uma exclusão com algo positivo — é para isso que ela serve.

Um arquivo cujo texto não pode ser lido não corresponde a nenhuma condição de conteúdo, positiva ou negativa. Um PDF protegido por senha, ou uma digitalização ou foto que a regra não lê: o File Arbor não conseguiu olhar dentro, então não vai afirmar que as palavras faltam, do mesmo jeito que não afirmaria que elas estão lá. Uma digitalização que a regra lê também nunca corresponde a uma condição “não” — o reconhecimento de texto pode mostrar que uma palavra está lá, nunca que ela não está. Isso pesa principalmente numa regra de exclusão: “o conteúdo não contém guardar” não vai levar junto os documentos que ele simplesmente não conseguiu abrir.

Exemplos do dia a dia

Duas condições aceitam um padrão: Arquivos correspondentes ao regex (contra o nome) e Arquivos cujo conteúdo corresponde à regex (contra o texto de dentro). Os padrões são expressões regulares de JavaScript, aplicadas sem diferenciar maiúsculas e exatamente como você escreve.

Alguns que valem o esforço:

Padrões que podem travar são recusados

Alguns padrões perfeitamente válidos demoram exponencialmente mais conforme a entrada cresce — (a+)+$ é o clássico. Com um nome de arquivo longo, ou com 256 KB de texto de PDF, um desses pode congelar a janela. O File Arbor testa um padrão antes de aceitá-lo e recusa os perigosos, com uma explicação, em vez de travar.

O teste é feito por comprimento: um padrão seguro contra um nome de 40 caracteres é testado de novo antes de receber 256 KB de texto de documento. Padrões também são limitados a 200 caracteres.

Toda regra termina em exatamente uma ação, escolhida em Então.

Mover para pasta

Os arquivos vão para a pasta que você indicar. Um nome simples como Documentos é relativo à pasta que está sendo organizada; um caminho absoluto como D:\Arquivo\2026 os manda para onde você quiser. Pastas que faltam são criadas. Montar um destino a partir de datas ou pedaços do nome está em Pastas de destino.

Guardar antes uma cópia (Pro). Ative Manter também uma cópia em outra pasta e escolha uma pasta: antes de o arquivo ser movido, uma cópia dele, do jeito que está, fica lá, com o próprio nome. Uma pasta de digitalizações com a qual outra regra trabalha pode receber a cópia, enquanto o arquivo em si segue para a pasta de arquivamento. Uma cópia nunca substitui outro arquivo; se o nome já estiver em uso, ele ganha um número. Se a cópia não puder ser feita, o arquivo não é movido e é tentado de novo na próxima execução. Desfazer a movimentação pelo Histórico remove também a cópia, a menos que ela tenha sido alterada desde então. A cópia não pode ir para a própria pasta que está sendo organizada.

Renomear

O arquivo ganha um novo nome e continua na mesma pasta. Disponível no plano gratuito. Uma movimentação também pode renomear o arquivo ao mesmo tempo: ative Alterar também o nome do arquivo. Como um nome é montado está em Renomear arquivos.

Mover para a lixeira

Disponível no plano gratuito. O arquivo vai para a lixeira do sistema, de onde você pode restaurá-lo à mão enquanto ela o mantiver. É a ação certa para tudo o que você está limpando mas não tem certeza: instaladores velhos, downloads duplicados, capturas do ano passado.

Excluir permanentemente (Pro)

O arquivo é removido sem passar pela lixeira, e não há volta. Por isso o formulário obriga a marcar uma caixa de confirmação antes de a regra poder ser salva.

Existe para pastas que crescem sem parar e não guardam nada precioso: gravações de câmeras de segurança, arquivos de log, exportações temporárias. Excluir arquivos .mp4 com mais de 60 dias impede que uma pasta de câmera lote um disco.

Executar comando (Pro)

A ação roda um comando de shell uma vez por arquivo correspondente. Três variáveis são substituídas:

Por padrão, um comando roda uma vez por arquivo: o File Arbor lembra quais já tratou e só repete se o arquivo ou o comando mudarem (execuções que falharam são repetidas). Marque Executar novamente a cada acionamento se o comando tiver que disparar em toda passada.

Comandos expiram depois de 30 segundos. Como um comando roda com suas permissões e sobre arquivos que você não escolheu um a um, a primeira regra de comando que você salva mostra um aviso único.

Para o que as pessoas realmente usam: comprimir imagens assim que são exportadas, fazer commit dos arquivos que caem numa pasta de repositório, subir um relatório para um servidor, converter um formato em outro.

Um destino de movimentação pode ser um simples nome de pasta — ou ser montado a partir de partes, para que a estrutura venha dos próprios arquivos.

Clique em Adicionar pasta e escolha o que deve ser o próximo nível.

O catálogo completo

Os formatos de data usam minúsculas para datas e maiúsculas para horas: yyyy, mm, dd, HH, MM, ss. Nomes de mês e de dia seguem o idioma do aplicativo.

Partes do nome

Quando os arquivos seguem um padrão — Anna_Faturas_2026_Mars — um pedaço do nome pode virar pasta. Digite um dos seus próprios nomes de arquivo como exemplo, escolha o separador e clique no pedaço que quiser.

A pré-visualização

Abaixo do formulário, O que a execução faz lista os arquivos de uma pasta monitorada e para onde cada um iria, antes de qualquer movimentação. Com mais de uma pasta monitorada, escolha na lista acima qual delas pré-visualizar.

Exemplos do dia a dia

Uma regra pode dar um novo nome a um arquivo. Escolha Renomear em Então e o arquivo é renomeado onde está, ou mantenha Mover para pasta e ative Alterar também o nome do arquivo para renomeá-lo ao mesmo tempo. Nos dois casos ele mantém o tipo de arquivo.

Renomear faz parte do plano gratuito. Uma renomeação conta para os 20 arquivos por dia do plano gratuito, como uma movimentação.

Montar o nome

Um nome é montado a partir de partes, como uma pasta de destino. Clique em Adicionar parte e escolha uma:

Clique em uma parte de data ou de hora para escolher como ela é escrita: 2026-07-05, 2026_07_05, 20260705, 05.07.2026 e outras. Entre as partes define o que vai entre duas partes — _, -, ., um espaço ou nada.

No Pro, Adicionar parte também oferece valores lidos de dentro do documento — uma data, uma quantia, um número de fatura. Veja Valores do documento.

Editar como texto

Editar como texto mostra o nome inteiro em uma linha, com cada parte entre colchetes angulares: Data do arquivo e Nome original viram <Date:yyyy-mm-dd>_<Name>. Todas as partes do catálogo de destino também funcionam em um nome, como <Camera> ou <MonthName>. Voltar às partes alterna de volta. Um nome não pode conter / nem \.

Do que o File Arbor cuida

• Um arquivo é renomeado uma vez só. Uma regra que põe a data na frente do nome não faz isso de novo na próxima execução, depois de uma reinicialização, nem quando o modo Automático vê o arquivo renomeado chegar — não existe 2026-07-05_2026-07-05_scan.pdf. Editar a regra depois não renomeia os arquivos que ela já nomeou.
• Nada é substituído. Se o novo nome já estiver em uso, o arquivo ganha um número — fatura (1).pdf — seja qual for o comportamento em conflito definido; só com ele em Pular o arquivo fica como está.
• O nome funciona no Windows e no macOS. Os caracteres que um nome de arquivo não pode ter são removidos (em um valor lido de um documento, viram um hífen), um nome reservado como CON ganha um sublinhado e o nome é mantido dentro de 255 bytes.
• O tipo de arquivo não muda. A extensão é sempre a do próprio arquivo, então um novo nome nunca muda o tipo do arquivo.
• Em uma varredura de subpastas, um arquivo renomeado continua na própria subpasta.

Antes e depois de uma execução

No formulário da regra, a pré-visualização — O que a execução faz — lista cada arquivo com o novo nome antes de qualquer coisa acontecer. Depois de uma execução, Desfazer devolve aos arquivos os nomes antigos. Uma única renomeação também pode ser desfeita depois, pelo Histórico; a regra então deixa esse arquivo em paz até que ele mude.

Uma regra pode ler uma data, uma quantia ou um trecho de texto, como um número de fatura, de dentro de cada documento e usá-lo no novo nome do arquivo e na pasta para onde ele vai. Um PDF que diz Data da fatura: 05/07/2026 pode acabar como Faturas/2026/2026_07_05 fatura.pdf.

Ler valores faz parte do Pro.

Adicionar um valor

No formulário da regra, o painel Valores do documento fica entre as condições e Então. Clique em Adicionar valor e escolha como o valor é encontrado.

Ensinar a partir de um documento. Escolha um exemplo, um documento como os que a regra organiza, e clique no valor nesse documento. O File Arbor aprende o rótulo que está ao lado do valor e como ele é escrito, e o encontra no próximo documento desse tipo. Se o exemplo não mostrar se uma data como 05/07/2026 começa pelo dia, o aplicativo pergunta uma vez: Primeiro o dia, como 31/12 ou Primeiro o mês, como 12/31. O exemplo pode ser um PDF, um documento do Word, um arquivo de texto ou uma imagem JPEG, PNG ou TIFF; um exemplo digitalizado precisa que Ler também documentos digitalizados esteja ativado.

Digitar o rótulo. Digite as palavras impressas ao lado do valor, do jeito que o documento as imprime — Nº do pedido — e escolha o tipo de valor: Data, Quantia ou Texto. O valor é lido à direita do rótulo ou abaixo dele. Para uma data, escolha Primeiro o dia, como 31/12 ou Primeiro o mês, como 12/31 se você souber como os seus documentos escrevem a data, ou deixe em Conforme cada documento mostra: nesse caso, um documento que não deixa isso claro é deixado em paz em vez de se adivinhar.

A primeira data do documento. Extratos bancários e cartas costumam imprimir a data sem rótulo ao lado. Escolha Digitar o rótulo, selecione Data e, em Onde no documento, escolha Primeira data do documento. O que você digitar passa a ser apenas o nome do valor: é usada a primeira data a partir do topo do documento, onde quer que ela esteja impressa.

Uma regra lê até oito valores.

Usar um valor

Um valor que a regra lê aparece em Do documento, em dois menus: Adicionar parte, para o novo nome, e Adicionar pasta, para o destino.

Um caractere que um nome de arquivo não pode conter, como a / em INV/2026/7, vira um hífen: o nome fica INV-2026-7. Em Editar como texto, um valor aparece como uma parte <Field:…>.

Procurar em uma lista

Extratos bancários, contratos e cartões de fidelidade raramente imprimem um rótulo ao lado do que os distingue: um número de conta, um número de contrato, o nome de uma loja. Uma lista diz isso uma única vez, as palavras que um documento imprime e o que cada uma dá, e assim uma regra faz o que de outro modo exigiria uma regra por conta.

Clique em Adicionar valor, escolha Procurar em uma lista, dê um nome à lista e preencha as linhas:

• A primeira das palavras decide. O documento é lido de cima para baixo, e a primeira dessas palavras que ele imprime define o valor.
• Palavras exatas. As palavras são comparadas sem diferenciar maiúsculas, acentos ou espaçamento, mas inteiras e exatamente, dentro de uma única linha: um número de conta com um dígito errado é outra conta, seja o documento digitalizado ou não. Quando duas linhas correspondem às mesmas palavras, vence a mais longa, então Ihr Bausparvertrag Nr. 4711 tem precedência sobre Ihr Bausparvertrag Nr..
• Pastas e nomes. Use a lista em Adicionar pasta ou Adicionar parte como qualquer valor. Em uma pasta, \ ou / no que uma linha dá cria subpastas, até quatro: Sparkasse\Extratos coloca o arquivo em Sparkasse e, dentro dela, em Extratos. Em um nome, vira um hífen.
• Um documento sem nenhuma das palavras não é da regra. Ao contrário de um valor não encontrado, o arquivo é passado para a regra seguinte, como se uma condição não tivesse correspondido.
• Colar de uma planilha. Duas colunas copiadas de uma planilha e coladas na primeira linha preenchem o mesmo número de linhas. Uma lista comporta até 500 linhas, e Alterar a lista de …, ao lado dela, permite alterá-las depois.

O exemplo da fatura, passo a passo

1. Separe as faturas

   Adicione condições que correspondam a elas — por exemplo, extensão .pdf e conteúdo contém fatura.

2. Leia a data

   Em Valores do documento, clique em Adicionar valor e escolha Digitar o rótulo. Digite Data da fatura, do jeito que as suas faturas imprimem, escolha Data e clique em Adicionar.

3. Monte a pasta

   Escolha Mover para pasta e digite Faturas, depois clique em Adicionar pasta e escolha Data da fatura · Ano.

4. Monte o nome

   Ative Alterar também o nome do arquivo e defina Entre as partes como um espaço. Clique em Adicionar parte, escolha Data da fatura, depois clique na parte e escolha 2026_07_05. Por último, adicione Texto fixo e digite fatura.

Um PDF que diz Data da fatura: 05/07/2026, com Data de vencimento: 19/07/2026 mais abaixo, vira Faturas/2026/2026_07_05 fatura.pdf. A data de vencimento nunca é confundida com a data da fatura.

Quando um valor não for encontrado

Alguns documentos não vão ter o valor: um recibo no meio das faturas, um fornecedor que imprime o rótulo de outro jeito, uma data que pode ser lida de duas maneiras. O File Arbor não adivinha. Em Quando um valor não for encontrado, escolha:

• Deixar o arquivo como está — o padrão. O arquivo continua onde está, com o próprio nome.
• Mover para uma pasta de revisão — o arquivo vai para a pasta que você indicar, com o próprio nome, para você dar uma olhada. Um nome simples, como Para revisar, cria essa pasta dentro da pasta que está sendo organizada.

Nos dois casos o arquivo é informado uma vez, não a cada execução: uma entrada no Histórico que nomeia o valor e o motivo, e uma contagem na notificação. Ele é lido de novo quando o arquivo muda ou quando você muda a regra.

A regra para aí. Um arquivo cujo valor não pôde ser lido não é passado para a regra seguinte, então uma fatura com uma data que não pôde ser lida nunca cai numa regra ampla mais abaixo. Uma lista é a única exceção: um documento que não imprime nenhuma das palavras dela simplesmente não é da regra.

Documentos com layout diferente

Um fornecedor que muda o layout dos documentos ao longo dos anos, ou dois fornecedores que imprimem a mesma data com palavras diferentes, não precisam de uma segunda regra: um valor pode ser encontrado em vários layouts.

Junto ao valor, clique em Encontrar … em outro layout (o botão de camadas empilhadas) e escolha Ensinar a partir de um documento — abra um dos documentos com o outro layout e clique no valor dele — ou Digitar o rótulo. O valor passa então a mostrar cada layout em que é encontrado, como Ao lado de “Data Emissione” e Abaixo de “Emessa il”, e cada um pode ser removido separadamente. As partes do nome e da pasta que usam o valor continuam como estão.

O jeito mais rápido de começar é a pré-visualização: um arquivo deixado em paz porque o valor dele não está onde a regra procura mostra Ensinar “…” neste documento, que abre esse mesmo arquivo.

Os layouts são testados em ordem, e é usado o primeiro que encontra o valor. Um layout que encontra o rótulo, mas não consegue ler com segurança o valor ao lado dele, como uma data que pode ser lida de duas maneiras, deixa o arquivo em paz em vez de pegar um valor de outro layout. Em cada layout, o valor é encontrado pelas palavras impressas junto a ele; um valor sem rótulo é encontrado pela posição na página, que não distingue um layout do outro, então, para esses documentos, use uma regra separada com uma condição que os diferencie. Um valor pode ser encontrado em até seis layouts.

O que é lido

Os valores vêm de PDFs com camada de texto (as 20 primeiras páginas e a última), documentos do Word (DOCX, incluindo cabeçalhos e rodapés) e arquivos de texto simples. Digitalizações e fotos de documentos precisam de Ler também documentos digitalizados.

Conferir antes de uma execução

O que a execução faz, a pré-visualização no formulário da regra, mostra cada arquivo com os valores usados, o novo nome e a pasta, e diz por que um arquivo será deixado em paz. Ela é calculada do mesmo jeito que a execução, então o que ela mostra é o que a execução faz.

Um PDF digitalizado guarda uma imagem de cada página, não o texto dela. Com Ler também documentos digitalizados ativado, o File Arbor reconhece o texto da página, no seu computador, então as condições de conteúdo e os valores do documento funcionam também em digitalizações e em fotos de documentos. Isso faz parte do Pro.

Como ativar

A opção fica no painel Valores do documento. Ela aparece quando uma regra lê o documento, com uma condição de conteúdo ou um valor, e vem ativada nas regras novas. Uma regra criada antes da 1.3 tem a opção desativada e avisa isso; ative-a para essa regra ler digitalizações.

Em Idiomas dos documentos, escolha os idiomas em que suas digitalizações estão escritas — até três, já que cada um acrescenta tempo de leitura. Há nove disponíveis: inglês, alemão, francês, espanhol, italiano, português, turco, russo e polonês.

O que é lido

O reconhecimento leva cerca de um segundo por página. As páginas do meio nunca são lidas, então um valor na página 2 de uma digitalização de três páginas não é encontrado. Imagens HEIC, WebP, GIF e BMP e PDFs protegidos por senha não são lidos de jeito nenhum, e o reconhecimento não foi feito para escrita à mão.

Na pré-visualização

Como o reconhecimento leva tempo, uma pré-visualização lê no máximo seis digitalizações. As demais aparecem como Ainda não lido e são lidas quando a execução começa. Em uma regra de exclusão, a pré-visualização diz quantas digitalizações ainda não leu: a execução as lê primeiro e pode excluí-las também.

Com condições de conteúdo

Uma condição de conteúdo pode corresponder ao texto reconhecido. Uma condição “não”, porém, nunca corresponde a uma digitalização: o reconhecimento de texto pode mostrar que uma palavra está lá, nunca que ela não está, e em uma regra de exclusão um palpite errado faria você perder arquivos.

Quantias em digitalizações

Em uma digitalização, £, ₺ e ₽ são confundidos entre si com facilidade demais para merecer confiança. A quantia ainda é lida, mas a moeda só conta quando o documento também a escreve como um código, como GBP, TRY, TL ou RUB, ou com € ou $.

As regras podem sair do computador em que foram criadas: como backup antes de reinstalar, para configurar um segundo computador ou para passar uma configuração que já funciona a outra pessoa. Exportar e Importar ficam no topo da página Regras, tanto no plano gratuito quanto no Pro.

Exportar

Exportar lista as suas próprias regras, todas marcadas. Desmarque as que quiser deixar de fora e escolha onde o arquivo será salvo. É um único arquivo .json, pequeno, que guarda o que cada regra faz — as condições, a ação, os valores que ela lê, as pastas — e nada além disso: nunca os seus arquivos, nunca o texto nem os valores lidos deles, e também não as pastas às quais as regras estão atribuídas.

As seis Regras Rápidas não são exportadas, porque toda instalação já vem com elas. Para levar uma Regra Rápida que você alterou, duplique-a antes: a cópia é uma regra sua.

Importar

Importar abre um arquivo de regras e lista o que há nele antes de qualquer coisa ser adicionada.

• As regras prontas já vêm marcadas.
• Já existe — uma regra que faz exatamente o mesmo que uma das suas vem desmarcada, então importar o mesmo backup duas vezes não adiciona tudo em dobro.
• Uma regra que executa um comando mostra o comando por inteiro e vem desmarcada. Marque-a só se você confiar na origem do arquivo: o comando roda com as suas permissões para cada arquivo que corresponder à regra.
• Uma regra que requer Pro avisa isso no plano gratuito, e o plano gratuito importa quantas regras ainda couberem nele.
• Uma regra que esta versão não consegue ler, por estar danificada ou por ter sido criada por uma versão mais nova do File Arbor, diz o motivo e fica de fora. Uma configuração que o aplicativo não conhece nunca é ignorada em silêncio, porque poderia mudar o que a regra faz.

Uma regra importada mantém o nome. Se você já tem uma regra com esse nome, a nova passa a se chamar “Faturas (2)”.

Pastas de outro computador

Uma regra que move arquivos indica uma pasta, e essa pasta pode não existir no computador onde a regra chega.

• Uma pasta escrita para o outro tipo de computador — D:\Sorted chegando a um Mac, /Users/ana/Sorted chegando ao Windows — precisa ser trocada. Escolha uma pasta deste computador com Escolher pasta.
• Uma pasta que não existe neste computador, mas é do mesmo tipo de sistema, pode ser trocada ou mantida. Uma pasta mantida é criada na primeira execução que precisar dela, desde que a unidade dela exista.
• Uma pasta dentro da pasta monitorada, como Invoices/<Year>, funciona em qualquer lugar e não pede nada.

As partes depois da pasta continuam como estavam: D:\Sorted\<Year>, ao receber /Users/ana/Archive no lugar, vira /Users/ana/Archive/<Year>.

Depois de importar

As regras importadas não ficam atribuídas a nenhuma pasta, então nada acontece até você atribuí-las — veja a próxima seção. Abra cada uma no editor, ou veja a pré-visualização de uma pasta, antes da primeira execução, como faria com uma regra escrita por você.

As regras existem por conta própria; uma pasta ganha uma regra quando você a atribui. Abra o painel pelo Adicionar regra de uma pasta nova, ou pela engrenagem de qualquer pasta.

A primeira regra que corresponde vence

Um arquivo é tratado uma vez só. O File Arbor percorre as regras da pasta em ordem, e a primeira que corresponder leva o arquivo; as outras nem são consultadas.

Quando as regras se sobrepõem, é aí que está o jogo. Coloque a regra específica acima da geral:

1. PDFs cujo nome contém fatura → Documentos/Faturas
2. PDFs → Documentos

Inverta essas duas e toda fatura cai em Documentos, porque a regra ampla correspondeu primeiro. Se uma regra parece ignorada, quase sempre é isso.

O controle de ordenação da página Regras (por nome, por data de criação) muda só como a lista é exibida. A ordem de correspondência é a posição da própria regra, não a ordenação atual.

Ligar e desligar

Uma regra pode ser desligada sem ser apagada nem desatribuída. Útil para uma regra sazonal, ou para testar se é ela que está causando uma surpresa.

Aperte Executar no cartão da pasta. O File Arbor varre a pasta, calcula o que cada regra faria e mostra para você antes de tocar em qualquer coisa.

Durante a execução aparece uma barra de progresso no cartão com um botão Cancelar. Cancelar para a execução onde ela está; os arquivos já movidos continuam movidos — e ainda podem ser desfeitos.

Desfazer

Depois de uma execução, Desfazer devolve os arquivos para onde estavam, com os nomes antigos. Cobre movimentações e renomeações, mas não:

• exclusões permanentes — o arquivo já era;
• comandos — o File Arbor não tem como saber reverter um comando qualquer.

Arquivos mandados para a lixeira não são restaurados pelo aplicativo, mas você pode recuperá-los na própria lixeira. Uma única movimentação ou renomeação também pode ser desfeita depois, pelo Histórico.

Quando já existe um arquivo igual no destino

Definido uma vez, nas Configurações, e válido para todas as regras:

Renomear é a razão de uma regra mal escrita não conseguir destruir um documento existente. Só mude se souber por quê.

Por padrão, uma execução olha só os arquivos que estão direto na pasta monitorada. Marque Escanear subpastas no cartão da pasta e ela percorre a árvore inteira.

É Pro e funciona só com o modo Manual — é uma varredura que você dispara, não um monitoramento ao vivo. Se a pasta estiver no modo Automático, o File Arbor oferece trocar.

Onde os arquivos correspondentes vão parar

Empilhar juntos. Tudo o que corresponde vai para o destino e a estrutura de origem é esquecida. Relatorios/2024/q1.pdf → Documentos/q1.pdf. Bom para juntar uma bagunça num lugar arrumado.

Manter estrutura. A árvore é recriada sob o destino. Relatorios/2024/q1.pdf → Documentos/Relatorios/2024/q1.pdf. Bom quando a estrutura existente significa alguma coisa.

A primeira varredura pergunta antes

Na primeira vez que você varre as subpastas de uma pasta, o File Arbor mostra o que encontrou — quantos arquivos, quantas pastas, até que profundidade e uma amostra das movimentações — antes de qualquer coisa acontecer.

Excluir pastas e arquivos

Algumas subpastas nunca devem ser tocadas. Coloque-as na lista de exceções, que vale em todos os modos, não só nas varreduras recursivas.

Duas listas trabalham:

A sua — escolhida com os botões Adicionar pastas e Adicionar arquivos. Guardada como caminho relativo à pasta monitorada: excluir Projetos/Arquivo não exclui outro Arquivo em outro ponto da árvore.

A embutida — o ruído pulado em todo lugar, sem perguntar: node_modules, .git, dist, build, .next, .cache, vendor, __pycache__, .idea, .vscode, no macOS Library e .Trashes, no Windows $RECYCLE.BIN e System Volume Information, no Linux lost+found, além de .DS_Store, Thumbs.db e desktop.ini.

O teto de tamanho

Uma varredura recursiva para em 100.000 arquivos. Se uma pasta for desse tamanho, a execução avisa que foi cortada e aponta para a lista de exclusões. Na prática isso só acontece quando a árvore contém um projeto de programação ou um perfil de usuário inteiro.

Toda movimentação, renomeação, envio para a lixeira, exclusão e execução de comando é registrada com o arquivo, a regra que correspondeu, o destino e a hora.

Filtre por tipo de ação, pesquise por nome de arquivo e navegue com 25, 50 ou 100 linhas por página.

Clique em uma linha para expandi-la: caminho de origem completo, caminho de destino completo (com o sufixo (1) se o arquivo foi renomeado), a regra que correspondeu e, num comando, a linha exata, o código de saída e a saída.

Desfazer em uma movimentação ou renomeação coloca aquele arquivo de volta com o nome antigo, na pasta antiga, e nunca por cima de outro arquivo. A linha fica então marcada como Colocado de volta, e a regra deixa o arquivo em paz até que ele mude. Desfazer só funciona enquanto o arquivo ainda está onde a regra o colocou, sem ter mudado; envios para a lixeira, exclusões permanentes e comandos não podem ser desfeitos aqui.

Um arquivo que uma regra deixou sem alterações porque um valor não pôde ser lido também é listado — uma vez, como Não alterado, com o motivo. Veja Valores do documento.

Selecione linhas para apagá-las do registro, ou limpe o registro inteiro. Apagar uma entrada tira só o rastro — o arquivo continua onde a regra o colocou.

Tema — Escuro, Claro ou Sistema.

Idioma — inglês, turco, francês, espanhol, alemão, português, italiano e russo. Muda a interface do aplicativo e também o idioma dos nomes de mês e de dia nas pastas de destino.

Iniciar com o sistema — o File Arbor abre junto com a sua sessão, na bandeja. Uma instalação nova pelo instalador ou pelo DMG já vem com isso ativado; a versão portátil deixa desativado. Sem isso, o modo Automático e os agendamentos não rodam com o aplicativo fechado.

Fechar a janela — não é uma configuração: fechar a janela nunca encerra o File Arbor. O aplicativo continua rodando na bandeja (na barra de menus no macOS) e monitorando; no macOS, o ícone do Dock some junto com a janela até você abri-la de novo. O menu dele mostra o que está sendo monitorado, o último arquivo tratado e a contagem de hoje, permite pausar e retomar tudo de uma vez, e Sair encerra o aplicativo.

Notificações — um aviso do sistema quando arquivos são organizados. São agrupadas: uma leva de vinte arquivos vira um aviso, não vinte.

Avisar quando houver arquivos esperando (plano gratuito) — enquanto o File Arbor roda na bandeja, um aviso quando cinco ou mais arquivos da pasta monitorada correspondem às suas regras, no máximo uma vez por dia. Clicar nele abre a pasta, onde Organizar agora executa. Segue a chave de Notificações.

Comportamento em conflito de arquivos — Renomear, Substituir ou Pular, como descrito em Executar uma pasta. Renomear é o padrão e a resposta segura.

O limite diário

O plano gratuito organiza 100 arquivos nas primeiras 24 horas depois da instalação e depois 20 por dia, contados em todas as pastas e regras. A contagem diária recomeça à meia-noite, no seu horário. O painel mostra onde você está.

Bater no limite para aquela execução e informa quantos arquivos suas regras encontraram e quantos estão esperando. Nada se perde: o resto é retomado depois do reinício, ou na hora, no Pro.

Comprar e ativar

O Pro é uma compra única de US$ 24,99 com atualizações vitalícias: sem assinatura, sem renovação, sem uma versão para comprar de novo depois. Pacotes com várias licenças têm desconto se você comprar para uma equipe.

Clicar num recurso bloqueado o nomeia e diz o que o Pro faz a respeito, e Comprar Pro abre o checkout diretamente.

Depois da compra, a chave chega por e-mail no formato XXXX-XXXX-XXXX-XXXX. Cole em Licença → Possui uma chave de licença? e clique em Ativar.

Uma licença, uma máquina

A ativação prende a chave àquele computador. Para mudar, clique em Desativar Licença na máquina antiga — isso libera a chave — e ative na nova. Se a máquina antiga sumiu ou quebrou, escreva para nós e liberamos.

O File Arbor confere a licença com o servidor mais ou menos uma vez por dia e continua funcionando offline no meio-tempo, então um voo ou uma conexão caída não trancam você para fora do seu próprio aplicativo.

Atualizações

A página Sobre traz o número da versão e a verificação de atualizações. No Windows, elas baixam em segundo plano e são instaladas quando você reinicia o File Arbor; no Mac, você escolhe quando baixar. A versão da Microsoft Store é atualizada pela própria Store.

O File Arbor organiza seus arquivos no seu computador e funciona sem conexão com a internet. Ele fica online para três coisas, e nenhuma delas envia seus arquivos, os nomes deles ou o conteúdo.

Ativação e verificação da licença (Pro)

Ativar uma chave de licença Pro exige conexão: a chave é verificada no nosso servidor de licenças e vinculada a este computador. Depois disso, o File Arbor confere a licença de novo de vez em quando enquanto você está online, mais ou menos uma vez por dia, e continua funcionando offline no meio-tempo. No plano gratuito não há licença para verificar.

Verificação de atualizações

Ao iniciar, o File Arbor pergunta ao servidor de versões se existe uma versão mais nova. No Windows, a nova versão é baixada em segundo plano e instalada na próxima vez que você fechar o aplicativo; no Mac, você escolhe quando baixar. A versão da Microsoft Store é atualizada pela própria Store.

Estatísticas de uso anônimas

Para saber quais recursos são usados e corrigir erros, o aplicativo envia estatísticas de uso anônimas:

• um identificador aleatório criado no seu computador, sem ligação com seu nome, e-mail, chave de licença nem hardware;
• a versão do aplicativo, seu sistema operacional, como o aplicativo foi instalado, o idioma do aplicativo e o seu plano;
• eventos feitos de contagens e códigos fixos, como “uma execução terminou: 12 arquivos movidos, 2 renomeados” ou “uma regra foi criada com duas condições”.

Ele nunca envia nomes de arquivos, caminhos de pastas, conteúdo de documentos, valores lidos de documentos, nomes de regras ou de pastas, sua chave de licença nem o texto de mensagens de erro. As estatísticas são processadas pelo PostHog na União Europeia. Não há nenhuma configuração no aplicativo para desativá-las. A política de privacidade as descreve por completo.

O que fica no seu computador

Toda correspondência de regras, movimentação, renomeação e comando roda no seu computador. A leitura do texto dentro de um documento e o reconhecimento de texto em documentos digitalizados e fotos (OCR) também acontecem ali: os dados de idioma do OCR vêm junto com o aplicativo, então nada é enviado para ler uma digitalização. O texto lido de um documento fica na memória durante a execução e nunca é gravado em disco nem registrado.

Os links em que você clica no aplicativo, como Ajuda ou um link para este manual, abrem no seu navegador.

Uma regra não corresponde a nada

1. Olhe a contagem da pré-visualização no formulário da regra. Zero ali significa que o problema são as condições, não a execução.
2. Lembre que as condições são ligadas por E, não por OU. Todas precisam ser verdadeiras. extensão .pdf + o nome contém fatura não corresponde a relatorio.pdf.
3. Confira se a regra está ativada e atribuída à pasta que você está executando.
4. Confira a ordem das regras. Uma regra mais ampla acima pode estar levando os arquivos primeiro — veja Atribuir regras.
5. Se for uma condição de conteúdo em uma digitalização ou foto, confira se Ler também documentos digitalizados está ativado na regra e se as palavras estão na primeira ou na última página — veja Documentos digitalizados.

Um arquivo foi parar num lugar inesperado

Abra o Histórico e ache. A linha nomeia a regra que o moveu e o destino exato. Nove em cada dez vezes é a ordem das regras: uma mais ampla correspondeu antes da que você queria.

Um arquivo foi deixado sem alterações

A regra precisa de um valor do documento e não conseguiu lê-lo com certeza. O Histórico nomeia o valor e o motivo — o rótulo não está no documento, a data pode ser lida de duas maneiras, uma digitalização não foi lida. Veja Valores do documento.

O modo Automático não está pegando os arquivos

• O arquivo pode estar numa subpasta — o modo Automático monitora só o primeiro nível.
• O monitoramento pode estar pausado: o ponto ao lado da pasta está cinza em vez de verde.
• O aplicativo pode estar fechado. O modo Automático precisa do File Arbor aberto; ative Iniciar com o sistema.
• No plano gratuito o modo Automático não existe — o cartão mostra um cadeado.

Uma execução agendada não aconteceu

Agendamentos só disparam com o File Arbor aberto. Confira Iniciar com o sistema nas Configurações e se o agendamento não está pausado — o painel avisa quando está.

O aplicativo diz que minha licença está em outro dispositivo

Uma chave fica ativa em uma máquina. Desative na antiga e ative aqui. Se não conseguir acessar a máquina antiga, escreva para nós.

Uma pasta não mostra arquivos (macOS)

O macOS está segurando a permissão. Libere o File Arbor em Ajustes do Sistema → Privacidade e Segurança → Arquivos e Pastas, e Acesso Total ao Disco para pastas como Área de Trabalho e Documentos.

Uma varredura de subpastas parou cedo demais

A pasta tem mais de 100.000 arquivos. Exclua as partes que não precisam ser organizadas — o culpado costuma ser uma pasta de projeto aninhada — e rode de novo.